Wie werden die Protokolle versendet?

Geändert am Mo, 25 Aug um 3:17 NACHMITTAGS

Wie werden die Protokolle versendet?

Wenn Sie in der App ein Übergabe oder Abnahme abschließen, indem Sie in der App auf die Schaltfläche „Protokolle erstellen und versenden“ klicken und anschließend synchronisieren, sendet das System automatisch eine E-Mail an alle beteiligten Parteien: die Mieter und die Eigentümer. Voraussetzung ist selbstverständlich, dass bei den Kontaktdaten dieser Personen eine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.

Diese E-Mail enthält im Anhang das Protokoll sowie alle weiteren Dokumente (z. B. eine Mängelliste oder ein Übernahmedokument), die Sie beim Abschluss in der App erstellt haben. Sowohl die Protokolle als auch die Dokumente liegen immer im PDF-Format vor.

E-Mail an den Ausführer
Die E-Mails mit den Berichten werden standardmäßig nicht an den Ausführer gesendet. Sie können dies jedoch in den allgemeinen Einstellungen aktivieren (siehe Screenshot unten, erste Option). Dann erhalten Sie die versandten E-Mails als BCC.

Absender der E-Mails
Standardmäßig werden die Berichte mit der E-Mail-Adresse des Ausführers der Übergabe/Mietinspektion versendet – also der E-Mail-Adresse des Benutzers, der den Bericht erstellt und synchronisiert. Voraussetzung ist, dass Ihre Domain korrekt verknüpft ist (weitere Informationen).

Ist Ihre Domain nicht oder nicht korrekt verknüpft, werden die E-Mails von noreply@chapps.com versendet, wobei als Antwortadresse die E-Mail des Ausführers eingetragen ist.

Sie können auch wählen, dass die E-Mails über die allgemeine E-Mail-Adresse Ihrer Organisation versendet werden. Dies ist die allgemeine Adresse, die Sie in Ihrem Unternehmenskonto im Rental Manager finden. Diese Einstellung nehmen Sie in den Allgemeinen Einstellungen Ihres Rental Managers vor.

Haben Sie Niederlassungen innerhalb Ihrer Rental Inspector-Umgebung? Dann wird die allgemeine E-Mail-Adresse jeder Niederlassung innerhalb des Unternehmenskontos verwendet.

Wichtig: Verknüpfen Sie Ihre Domain!

Um einen reibungslosen Versand Ihrer E-Mails zu gewährleisten, ist es erforderlich, Ihren Domainnamen zu verknüpfen. Dies müssen Sie nur einmal tun und gilt dann für alle Benutzer, die eine E-Mail-Adresse mit demselben Domainnamen haben.

Gibt es unter den Benutzern E-Mail-Adressen mit unterschiedlichen Domainnamen? Stellen Sie dann sicher, dass die Einstellungen für jeden Domainnamen vorgenommen werden.

Um Ihren Domainnamen zu verknüpfen, sind die folgenden Einstellungen auf Ihrem Domainnamen erforderlich:

Ein SPF-Eintrag
Ein DKIM-Eintrag
Ein DMARC-Eintrag

Alle Informationen zu den richtigen Einstellungen finden Sie in diesem Artikel.

Was geschieht, wenn Ihr Domainname nicht verknüpft ist?

Wenn Sie die drei erforderlichen Einträge nicht oder falsch auf Ihrem Domainnamen installieren, werden die Protokolle von noreply@chapps.com versendet.

Wenn ein Empfänger jedoch auf die E-Mail antwortet, wird diese an die E-Mail-Adresse des Ausführenden oder an die allgemeine E-Mail-Adresse der Organisation oder Niederlassung (je nach Ihren Einstellungen, siehe oben) gesendet.

Bitte beachten Sie: Ohne Verknüpfung Ihres Domainnamens werden die E-Mails mit den Protokollen und Dokumenten viel eher vom Mailserver des Empfängers als Spam eingestuft. Daher kann es vorkommen, dass Ihre E-Mails nicht im Postfach des Empfängers ankommen. Auch eventuelle Fehlermeldungen oder Abwesenheitsnotizen des Empfängers erhalten Sie nicht.

Bitte beachten Sie, dass wir bei einer fehlenden oder fehlerhaften Verknüpfung Ihres Domainnamens keine reibungslose Zustellung der E-Mails garantieren können und nur Unterstützung leisten können, soweit der Versand der E-Mails über noreply@chapps.com gestört ist.

Wir empfehlen daher, immer Ihren Domainnamen oder Ihre Domainnamen zu verknüpfen.