Wie werden die Protokolle versendet?

Wie werden die Protokolle versendet?

Wenn Sie eine Übergabe/Abnahme in der App abschließen, indem Sie auf die Schaltfläche "Protokolle erstellen und senden" in der App klicken und dann Ihre App synchronisieren, sendet das System automatisch eine E-Mail an alle beteiligten Parteien: den/die Mieter und den/die Eigentümer. Voraussetzung ist natürlich, dass eine E-Mail-Adresse mit den Daten dieser Kontakte ausgefüllt wurde.

Diese E-Mail enthält als Anhang den Protokoll und alle anderen Dokumente (z. B. einen Liste mit der Mietschaden oder ein Vereinbarungsdokument), die Sie beim Abschließen in der App mit erstellt haben. Sowohl die Protokolle als auch die Dokumente sind immer im PDF-Format.

Standardmäßig werden die Protokolle mit der E-Mail-Adresse des Ausführenden verschickt. Also die E-Mail-Adresse des Nutzers, der den Protokoll ausfüllt und synchronisiert.

Sie können auch festlegen, dass die E-Mails über die allgemeine E-Mail-Adresse Ihrer Organisation versandt werden. Dies ist die allgemeine E-Mail-Adresse, die Sie in Ihrem Unternehmenskonto im Rental Manager finden. Sie richten diese über die allgemeinen Einstellungen in Ihrem Rental Manager ein:

Haben Sie Niederlässungen innerhalb Ihrer Rental Inspector Umgebung? Dann wird die allgemeine E-Mail-Adresse jeder Niederlassung innerhalb des Firmenkontos verwendet.

Wichtig: Verknüpfen Sie Ihren Domainnamen!

Damit Ihre E-Mails reibungslos versendet werden können, ist es notwendig, Ihren Domainnamen über einen SPF-Eintrag zu verknüpfen. Sie müssen dies nur einmal tun und es gilt für alle Benutzer, die eine E-Mail-Adresse mit demselben Domänennamen haben. 

Haben Benutzer E-Mail-Adressen mit unterschiedlichen Domänennamen? Dann stellen Sie sicher, dass Sie für jeden Domänennamen einen SPF-Eintrag haben.

In diesem Artikel erfahren Sie alles über die Verknüpfung Ihren Domainnamen.

Was ist, wenn Ihr Domainnamen nicht verknüpft ist?

Wenn Sie keinen SPF-Eintrag auf Ihrem Domainnamen installieren, werden die Protokolle von noreply@chapps.com gesendet. Wenn jedoch ein Empfänger auf die E-Mail antwortet, wird sie an die E-Mail-Adresse des Ausführenden oder die allgemeine E-Mail-Adresse der Organisation oder der Zweigstelle (je nach Ihren Einstellungen, siehe oben) gesendet.

Hinweis: Ohne die Verknüpfung Ihres Domainnamens sind die E-Mails mit den Protokollen und Dokumenten viel anfälliger dafür, vom Mailserver des Empfängers als Spam betrachtet zu werden. Dies kann dazu führen, dass Ihre E-Mails das Postfach des Empfängers nicht erreichen. Sie erhalten auch keine Fehlermeldungen oder Abwesenheitsnachrichten des Empfängers.

Beachten Sie, dass wir bei einer fehlenden Verknüpfung Ihres Domainnamens über einen SPF-Record eine reibungslose Zustellung der Mails nicht garantieren können und nur insoweit Unterstützung leisten können, als der Versand der E-Mails über noreply@chapps.com gestört ist.

Wir empfehlen daher, Ihren Domain-Namen immer über einen SPF-Eintrag zu verlinken.