Wie verknüpfe ich meinen Domainnamen mit dem Rental Inspector?

Wie verknüpfe ich meinen Domainnamen mit dem Rental Inspector?

Wir empfehlen, Ihren eigenen Domainnamen mit dem Rental Inspector zu verknüpfen. Auf diese Weise werden die E-Mails mit den Berichten von Ihren eigenen E-Mail-Adressen (z. B. vermietung@mustermann-hv.de) und nicht mehr von noreply@chapps.com gesendet.

Die Verknüpfung Ihres Domainnamens hat viele Vorteile:

• Die E-Mail wirkt auf die Empfänger professioneller und zuverlässiger
• Alle Antworten und Abwesenheitsnotizen auf E-Mails gehen direkt an Ihre eigene E-Mail-Adresse
  
• Und nicht zuletzt: Die automatischen E-Mails mit den Protokollen sind viel weniger anfällig für Spam, sodass sie viel wahrscheinlicher in den Postfächern Ihrer Mieter und Vermieter landen.

Um dies zu ermöglichen, müssen Sie nur einmal drei Konfigurationen für Ihren Domainnamen einrichten. Genauer gesagt, drei:

1. Fügen Sie einen SPF-Eintrag hinzu
2. Fügen Sie einen DKIM-Eintrag hinzu
   
3. Stellen Sie sicher, dass Ihr Domainname über einen gültigen DMARC-Eintrag verfügt.

Nur wenn alle drei Einstellungen korrekt konfiguriert sind, können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mails mit den Berichten reibungslos zugestellt werden.

Was benötigen Sie?

1. Sie müssen ein Admin-Benutzer des Rental Inspector sein (weitere Informationen)
2. Zugang zum Online-Verwaltungsmodul des Anbieters, bei dem Ihr Domainname gehostet wird

Das Verwaltungsmodul unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter des Domainnames. Schauen Sie in der Dokumentation Ihres Anbieters nach, um herauszufinden, wie es funktioniert und über welche URL Sie sich anmelden müssen.

Wenn Sie keinen Zugriff auf die Verwaltung Ihres Domainnamens haben oder die folgenden Schritte zu kompliziert sind, wenden Sie sich bitte an den Helpdesk Ihres Hosting-Anbieters oder an Ihre interne IT-Abteilung. Teilen Sie ihnen den SPF-Code mit, den Sie in Schritt 4 unten erstellt haben.


Führen Sie die Schritte 1 und 2 aus, um Ihren Domainnamen mit dem Rental Inspector zu verknüpfen:

1. SPF-Eintrag einrichten

1. Melden Sie sich beim Rental Manager an
   
   
2. Gehen Sie über das Hauptmenü zu „Allgemeine Einstellungen“:
   
   
3. In der Mitte des Bildschirms finden Sie die Einstellungen für den SPF-Eintrag:
   
   
4. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um einen neuen SPF-Eintrag für Ihren Domainnamen zu erstellen:
   
   
5. Es erscheint ein Pop-up-Fenster. Geben Sie im Feld „Hostname“ Ihren Domainnamen ein (ohne www, also beispielsweise mustermann-hv.de und nicht www.mustermann-hv.de). Klicken Sie auf „Speichern“.
   
   
6. Jetzt sehen Sie die Codezeile für SPF und DKIM, die Sie zu Ihrem Domainnamen hinzufügen müssen. Klicken Sie auf der Name um diesen Code in die Zwischenablage Ihres Computers zu kopieren.

Melden Sie sich nun beim Verwaltungsmodul Ihres Hosting-Anbieters an. Suchen Sie in den Einstellungen des gehosteten Domainnamens nach der Option, die TXT-Einträge zu ändern oder neue hinzuzufügen.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Ihr Domainname hat noch keinen (anderen) SPF-Eintrag
   In diesem Fall erstellen Sie einen neuen TXT-Eintrag für den Domainnamen und fügen den vollständigen Code zu diesem Eintrag hinzu (z. B.: v=spf1 mx a include:spf.chapps.com ~all). Speichern Sie ihn dann.
   
   
2. Ihr Domainname hat bereits einen bestehenden SPF-Eintrag
   Dies ist sicherlich der Fall, wenn Ihr Domainname bereits mit anderen Softwaresystemen wie Google Workspace oder Microsoft 365 verknüpft ist. In diesem Fall müssen Sie nur den vorhandenen Eintrag bearbeiten und include:spf.chapps.com hinzufügen.
   
   Ein Beispiel:
   
   Ihr aktueller Eintrag lautet nun: v=spf1 mx a include:_spf.relay.mailprotect.be ~all und Sie fügen nun include:spf.chapps.com hinzu. Ihr Eintrag sieht dann wie folgt aus:
   
   v=spf1 mx a include:_spf.relay.mailprotect.be include:spf.chapps.com ~all
   
   Achten Sie darauf, dass „v=spf1 mx a“ am Anfang und „~all“ am Ende nur einmal in der Codezeile vorkommen!

Speichern Sie die vorgenommenen Änderungen.

Je nach Hosting-Provider kann es bis zu 48 Stunden dauern, bis der neue SPF-Eintrag aktiv ist. 

2. DKIM-Eintrag einrichten

1. Melden Sie sich beim Verwaltungsmodul Ihres Domainnamen-Anbieters an.
2. Geben Sie in den DKIM-Einstellungen den folgenden Wert ein und speichern Sie ihn:

DKIM-Domainschlüssel:

turbo-smtp._domainkey

DKIM-Wert:

k=rsa; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDT3MWLni6so1q9eQggRYBCLHFjohZkCnYHH8gZNDBm6zRrodRVpWpJQW7x3cWWiuBhS1X0IfBB80l5tqFa+yc+mVgnk8tkUzOH FbPQPp4fi7egTpMtsQW/ZMrxw73SItNvPr72qvJTYZNPxarMx+ULjEWybcfEdXHPY8jslGcpCwIDAQAB

Hinweis:
Stellen Sie sicher, dass Sie den DKIM-Wert oben vollständig kopieren und dass keine zusätzlichen Leerzeichen oder neue Zeilen vorhanden sind, da er sonst nicht funktioniert. 

3. DMARC

WICHTIG: Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Domainname über einen DMARC-Eintrag verfügt. Dies ist kein spezifischer Eintrag oder eine Anforderung für Chapps, aber es ist ein Muss für den reibungslosen Betrieb Ihrer E-Mail im Allgemeinen. Ein DMARC-Eintrag ist eine Voraussetzung für die normale Zustellung von E-Mails für Anbieter wie Google und Yahoo. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Systemadministrator.

Diese drei Schritte verbinden Ihren Domainnamen korrekt und stellen sicher, dass E-Mails mit Berichten reibungslos an Vermieter, Mieter und andere Parteien zugestellt werden.

Verfügt Ihre Organisation über mehrere Domainnamen? Wenn ja, können Sie die zusätzlichen Domainnamen wie in diesem Artikel beschrieben hinzufügen.