Hoe worden de rapporten verstuurd?

Hoe worden de rapporten verstuurd?

Wanneer je in de app een plaatsbeschrijving/huurinspectie afwerkt door in de app op de knop "Maak rapporten en verstuur" klikt en je app vervolgens synchroniseert, verstuurt het systeem automatisch een e-mail naar alle betrokken partijen: de huurder(s) en de eigenaar(s). Voorwaarde is natuurlijk dat er een e-mailadres is ingevuld geweest bij de gegevens van deze contactpersonen.

Deze e-mail bevat in bijlage het rapport en alle eventuele andere documenten (bijvoorbeeld een huurschadelijst of een overnamedocument) die je mee aanmaakte bij het afsluiten in de app. Zowel de rapporten als de documenten zijn altijd in het pdf-formaat.

Standaard worden de rapporten verstuurd met het e-mailadres van de uitvoerder van de plaatsbeschrijving/huurinspectie. Dus het e-mailadres van de gebruiker die het rapport afwerkt en synchroniseert.

Je kan er ook voor opteren dat de e-mails via het algemeen e-mailadres van je organisatie worden verstuurd. Dit is het algemeen e-mailadres die je bij je Bedrijfsaccount terugvindt in de Rental Manager (meer info). Dit stel je in via de Algemene Instellingen in je Rental Manager:

Heb je vestigingen binnen je Rental Inspector-omgeving? Dan wordt het algemeen e-mailadres gebruikt van elke vestiging binnen de bedrijfsaccount.

Belangrijk: koppel je domeinnaam!

Om het versturen van je e-mails vlot te laten gebeuren, is het noodzakelijk om jouw domeinnaam te koppelen via een SPF-record. Dat hoef je maar 1x te doen en is geldig voor alle gebruikers die een e-mailadres de dezelfde domeinnaam hebben. 

Zijn er bij de gebruikers e-mailadressen met verschillende domeinnamen? Zorg dan voor een SPF-record voor elke domeinnaam.

Je leest alles over het koppelen van je domeinnaam in dit artikel.

Wat als je domeinnaam niet is gekoppeld?

Indien je geen SPF-record op je domeinnaam installeert, dan worden de rapporten verstuurd vanaf noreply@chapps.com. 

Als een ontvanger echter antwoordt op de e-mail, gaat dit naar het e-mailadres van de uitvoerder of het algemeen e-mailadres van de organisatie of vestiging (naar gelang je instellingen, zie hierboven) gebruikt.

Let wel: zonder koppeling van je domeinnaam zijn de e-mails met de rapporten en documenten veel gevoeliger om als spam door de mailserver van de bestemmeling te worden aanzien. Hierdoor kan het dus voorkomen dat je mails niet tot in de mailbox van de ontvanger terechtkomen. Ook eventuele foutmeldingen of out-of-office-berichten van de bestemmeling, ga je niet ontvangen.

Hou er rekening mee dat als je domeinnaam niet via een SPF-record is gekoppeld., wij niet een vlotte bezorging van de mails niet kunnen garanderen en enkel ondersteuning kunnen bieden voor zover het versturen van de e-mails via noreply@chapps.com verstoord is.

We raden dus aan om altijd jouw domeinnaam via een SPF-record te koppelen.