Hoe mijn domeinnaam aan de Rental Inspector koppelen?

Hoe koppel ik mijn domeinnaam aan de Rental Inspector?

Het is aangeraden om je eigen domeinnaam aan de Rental Inspector te koppelen. Op die manier worden de e-mails met de rapporten vanaf je eigen e-mailadressen (bijvoorbeeld [email protected]) verstuurd.

Het koppelen van je domeinnaam brengt heel wat voordelen:

• De e-mail komt professioneler en betrouwbaarder over bij de ontvangers
• Alle antwoorden en out-of-office-replies op de e-mails gaan rechtstreeks naar je eigen e-mailadres
• En last but not least: de automatische e-mails met de rapporten zijn veel minder spam-gevoelig, zodat ze met veel meer zekerheid bij je huurders en verhuurders in de mailbox belanden

Om dit mogelijk te maken hoef je slechts eenmalig een aantal configuraties op je domeinnaam in te stellen. 

Wat heb je nodig?

1. Je dient een Admin-gebruiker van de Rental Inspector te zijn (meer info)
   
2. Toegang tot de online beheersmodule van de provider waar je domeinnaam is gehost

De beheersmodule verschilt van de ene hosting provider tot de andere. Raadpleeg de documentatie van je provider om te weten hoe deze functioneert en via welke URL je jou moet aanmelden.

Heb je zelf geen toegang tot het beheer van je domeinnaam of vind je de onderstaande stappen te ingewikkeld, neem dan contact op met de helpdesk van je hosting provider of je interne IT-dienst. Bezorg hen de SPF-code die je via stap 4 hieronder hebt aangemaakt.

Volg deze stappen A en B om je domeinnaam met de Rental Inspector te koppelen:

A. SPF-record in te stellen

1. Meld je aan bij de Rental Manager
   
   
2. Ga naar Algemene Instellingen via het hoofdmenu:
   
   
   
3. In het midden van het scherm vind je de instellingen voor het SPF-record:
   
   
4. Klik op de plus om een nieuw SPF-record voor je domeinnaam aan te maken:
   
   
   
   
5. Je krijgt nu een pop up-venster. Daar vul je bij Hostname je domeinnaam in (zonder de www, dus bijvoorbeeld mijnbedrijf.com en niet www.mijnbedrijf.com). Klik op opslaan.
   
   
   
   
6. Nu krijg je de codelijn om toe te voegen aan jouw domeinnaam. Via de kopieerknop rechts kopieer je deze code naar het klembord van je computer.
   
   
7. Meld je nu aan bij de beheermodule van je hosting provider. Zoek bij de instellingen van de gehoste domeinnaam naar de mogelijkheid om de TXT-records aan te passen of nieuwe toe te voegen.

Nu zijn er twee mogelijkheden:

1. Je domeinnaam heeft nog geen (andere) SPF-record
   In dat geval maak je een nieuw TXT-record aan op de domeinnaam en voeg je de volledige code toe aan dit record (vb: v=spf1 mx a include:spf.chapps.com ~all). Vervolgens sla je dit op.
   
   
2. Je domeinnaam heeft al een bestaand SPF-record
   Dit zal zeker zo zijn als je domeinnaam al is gekoppeld aan andere softwaresystemen zoals Google Workspace of Microsoft 365. In dat geval bewerk voeg je enkel de include:spf.chapps.com toe aan het bestaande record.
   
   Een voorbeeld:
   
   Je huidig record is nu: v=spf1 mx a include:_spf.relay.mailprotect.be ~all en je voegt daar nu include:spf.chapps.com aan toe. Je record ziet er dan als volgt uit:
   
   v=spf1 mx a include:_spf.relay.mailprotect.be include:spf.chapps.com ~all
   
   Let er dus op dat de "v=spf1 mx a" aan het begin en de "~all" op het einde slechts 1x voorkomen in de codelijn!

Sla de wijzigingen die je hebt aangebracht op.

Afhankelijk van jouw hosting provider kan het tot 48 uur duren vooraleer de nieuwe SPF-record actief staat. Eens actief, zal de Rental Inspector de e-mails met de rapporten automatisch vanaf je eigen e-mailadressen versturen.

In de Rental Manager kun je de status van de activatie opvolgen. Naast het SPF-record zie je een zandloper-icoon zolang de activatie bezig is. Als alles goed ingesteld en geactiveerd is, zie je een OK-icoon bij het SPF-record staan:

B. DKIM Record instellen

1. Meld je aan bij de beheersmodule van je domeinnaam-provider.
2. Voeg bij DKIM-settings de volgende waarde in en sla dit op:

Let op!
Zorg dat je de DKIM value hierboven integraal overneemt en dat er geen enters in sluipen, anders gaat het niet werken. 

Met deze twee stappen koppel je jouw domeinnaam correct en ben je verzekerd van een vlotte aflevering van de e-mails met de rapporten naar verhuurders, huurders en andere partijen.

Heb je meerdere domeinnamen binnen je organisatie? Dan kun je perfect de extra domeinnamen toevoegen zoals hier in dit artikel beschreven.