Wie verknüpfe ich meinen Domainnamen mit dem Rental Inspector?

Wie verknüpfe ich meinen Domainnamen mit dem Rental Inspector?

Wenn Sie möchten, dass E-Mails mit den Protokollen von Ihren eigenen E-Mail-Adressen an Mieter und Vermieter gesendet werden, müssen Sie einen SPF-Eintrag für Ihren Domainnamen einrichten.

Auf diese Weise werden die E-Mails von (zum Beispiel) info@maxmustermann-hv.de und nicht von noreply@chapps.com im Namen von info@maxmustermann-hv.de gesendet. Dies hat viele Vorteile:

• Die E-Mail erscheint den Empfängern professioneller und zuverlässiger
• Alle Antworten und Abwesenheitsantworten auf die E-Mails gehen direkt an Ihre eigene E-Mail-Adresse
• Und last but not least: Die automatischen E-Mails mit den Protokollen sind viel weniger Spam-empfindlich, so dass sie mit viel größerer Sicherheit in den Postfächern Ihrer Mieter und Vermieter ankommen.

Um dies zu ermöglichen, müssen Sie nur einmal einen SPF-Eintrag zu Ihrem Domainnamen hinzufügen. Mit diesem SPF-Eintrag erteilen Sie dem Rental Inspector die Erlaubnis, E-Mails mit Ihrem Domainnamen und den damit verbundenen E-Mail-Adressen zu versenden.

Was brauchen Sie dazu?

1. Sie müssen ein Admin-Benutzer von Rental Inspector sein (mehr Informationen)
2. Zugriff auf das Verwaltungsmodul des Providers, bei dem Ihr Domainname gehostet wird

Das Verwaltungsmodul unterscheidet sich von einem Hosting-Anbieter zum anderen. Informieren Sie sich in der Dokumentation Ihres Providers, wie es funktioniert und welche URL Sie zum Einloggen verwenden sollten.

Wenn Sie selbst keinen Zugriff auf die Verwaltung Ihres Domainnamens haben oder Ihnen die folgenden Schritte zu kompliziert erscheinen, wenden Sie sich an den Helpdesk Ihres Hosting-Providers oder an Ihre interne IT-Abteilung. Geben Sie dort den SPF-Code an, den Sie in Schritt 4 unten erstellt haben.

Folgen Sie diesen Schritten, um Ihren Domainnamen mit dem Rental Inspector zu verknüpfen:

1. Loggen Sie sich in den Rental Manager ein
   
   
2. Gehen Sie über das Hauptmenü zu Allgemeine Einstellungen:
   
   
   
   
3. In der Mitte des Bildschirms finden Sie die Einstellungen für den SPF-Eintrag.
   
   
4. Klicken Sie auf das Plus, um einen neuen SPF-Eintrag für Ihren Domänennamen zu erstellen:
   
   
   
5. Sie sehen nun ein Popup-Fenster. Geben Sie dort unter Hostname Ihren Domainnamen ein (ohne das www, also zum Beispiel maxmustermann-hv.de und nicht www.maxmustermann-hv.de). Klicken Sie auf Speichern.
   
   
   
6. Jetzt erhalten Sie die Codezeile, die Sie zu Ihrem Domainnamen hinzufügen müssen. Verwenden Sie die Schaltfläche Kopieren auf der rechten Seite, um diesen Code in die Zwischenablage Ihres Computers zu kopieren.
   
   
   
7. Loggen Sie sich nun in das Verwaltungsmodul Ihres Hosting-Providers ein. Suchen Sie in den Einstellungen des gehosteten Domainnamens nach der Option zum Ändern der TXT-Einträge oder zum Hinzufügen neuer Einträge.

Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten:

Ihr Domainname verfügt noch nicht über einen (anderen) SPF-Eintrag.

In diesem Fall erstellen Sie einen neuen TXT-Eintrag für den Domänennamen und fügen den vollständigen Code zu diesem Eintrag hinzu (z.B.: v=spf1 mx a include:spf.chapps.com ~all). Anschließend speichern Sie diesen Eintrag.

Ihr Domainname verfügt bereits über einen SPF-Eintrag.

Dies ist sicherlich der Fall, wenn Ihr Domainname bereits mit anderen Softwaresystemen wie Google Workspace oder Microsoft 365 verknüpft ist. In diesem Fall bearbeiten Sie einfach den Eintrag include:chapps.com include:ihrendomeinname.de in dem bestehenden Eintrag.

Ein Beispiel:

Ihr aktueller Eintrag lautet nun: v=spf1 mx a include:_spf.relay.mailprotect.com ~all und Sie fügen nun include:spf.chapps.com hinzu. Ihr Eintrag sieht dann wie folgt aus:

v=spf1 mx a include:_spf.relay.mailprotect.com include:spf.chapps.com ~all

Achten Sie also darauf, dass das "v=spf1 mx a" am Anfang und das "~all" am Ende nur einmal in der Codezeile vorkommen!

Speichern Sie die von Ihnen vorgenommenen Änderungen.

Abhängig von Ihrem Hosting-Anbieter kann es bis zu 48 Stunden dauern, bis der neue SPF-Eintrag aktiv wird. Sobald er aktiv ist, versendet der Rental Inspector automatisch die E-Mails mit den Protokollen von Ihren eigenen E-Mail-Adressen.

Im Rental Manager können Sie den Status der Aktivierung überwachen. Neben dem SPF-Datensatz sehen Sie ein Sanduhr-Symbol, während die Aktivierung im Gange ist. Wenn alles korrekt eingerichtet und aktiviert ist, sehen Sie neben dem SPF-Eintrag ein OK-Symbol:

Haben Sie mehrere Domainnamen in Ihrem Unternehmen? Dann können Sie die zusätzlichen Domänennamen perfekt hinzufügen, wie hier in diesem Artikel beschrieben.