Comment les rapports sont-ils envoyés ?

Comment les rapports sont-ils envoyés ?

Envoi automatique des rapports par e-mail

Lorsque vous finalisez un état des lieux locative dans l’application en cliquant sur le bouton « Générer les rapports et envoyer » puis que vous synchronisez l’application, le système envoie automatiquement un e-mail à toutes les parties concernées : le(s) locataire(s) et le(s) propriétaire(s).
Condition préalable : une adresse e-mail doit avoir été renseignée dans les données de ces contacts.

Cet e-mail contient en pièce jointe le rapport ainsi que tous les autres documents éventuellement générés (par exemple une liste des dégâts locatifs ou un document de reprise). Les rapports et documents sont toujours envoyés au format PDF.

E-mail à l’exécutant

Par défaut, les e-mails avec les rapports ne sont pas envoyés à l’exécutant. Vous pouvez activer cette option dans les paramètres généraux (voir capture d’écran ci-dessous, première option). Dans ce cas, vous recevrez en CCI les e-mails envoyés.

Expéditeur des e-mails

Par défaut, les rapports sont envoyés avec l’adresse e-mail de l’exécutant de l’état des lieux / inspection locative, c’est-à-dire l’utilisateur qui finalise et synchronise le rapport.
⚠️ Condition : votre nom de domaine doit être correctement relié (plus d’infos).

Si votre nom de domaine n’est pas ou pas correctement relié, les e-mails seront envoyés depuis noreply@chapps.com avec comme adresse de réponse l’e-mail de l’exécutant.

Vous pouvez également choisir que les e-mails soient envoyés via l’adresse e-mail générale de votre organisation. Il s’agit de l’adresse e-mail que vous retrouvez dans votre Compte Entreprise dans le Rental Manager.
Ce paramètre peut être configuré dans les Paramètres Généraux de votre Rental Manager :

Vous avez des succursales dans votre environnement Rental Inspector ? Dans ce cas, l'adresse e-mail générale de chaque succursale au sein du compte d'entreprise sera utilisée.

Important : associez votre nom de domaine !

Pour que l'envoi de vos e-mails se fasse sans problème, il est nécessaire de lier votre nom de domaine. Vous ne devez le faire qu'une seule fois et cela sera valable pour tous les utilisateurs qui ont une adresse e-mail avec le même nom de domaine.

Les utilisateurs ont-ils des adresses e-mail avec des noms de domaine différents ? Veillez alors à ce que les paramètres soient configurés pour chaque nom de domaine.

Pour associer votre nom de domaine, les paramètres suivants doivent être configurés sur votre nom de domaine :

1. Un enregistrement SPF
2. Un enregistrement DKIM
3. Un enregistrement DMARC

Vous trouverez toutes les informations nécessaires dans cet article.

Que faire si votre nom de domaine n'est pas associé ?

Si vous n'installez pas les 3 enregistrements nécessaires sur votre nom de domaine ou si vous les installez de manière incorrecte, les rapports seront envoyés à partir de noreply@chapps.com.

Toutefois, si un destinataire répond à l'e-mail, celui-ci sera envoyé à l'adresse e-mail de l'exécutant ou à l'adresse e-mail générale de l'organisation ou de l'établissement (selon vos paramètres, voir ci-dessus).

Attention : sans lien vers votre nom de domaine, les e-mails contenant les rapports et les documents sont beaucoup plus susceptibles d'être considérés comme spam par le serveur de messagerie du destinataire. Il est donc possible que vos e-mails n'arrivent pas dans la boîte de réception du destinataire. Vous ne recevrez pas non plus les éventuels messages d'erreur ou d'absence du destinataire.

Veuillez noter que si votre nom de domaine n'est pas ou n'est pas correctement lié, nous ne pouvons pas garantir la bonne livraison des e-mails et ne pouvons offrir une assistance que dans la mesure où l'envoi des e-mails via noreply@chapps.com est perturbé.

Nous vous recommandons donc de toujours lier votre ou vos noms de domaine.